Im Laufe der Jahre kann die SOKRATES-Datenbank relativ gross werden. Dies beeinträchtigt zwar nicht die Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit, braucht aber viel Backup-Platz und kann sich als unhandlich erweisen.
Aus diesem Grunde gibt es die Möglichkeit, die Datenbank zu komprimieren. Die Komprimierung verkleinert den Platz, den die Datensätze auf dem Festplattenspeicher belegen, indem sie bei alten Projekten Belastungen jeweils einer Periode zusammenfasst.
Diese Komprimierung ist nicht verlustfrei und nicht reversibel: Wenn Belastungen einmal zusammengefasst wurden, können daraus die ursprünglichen Einzelbelastungen nicht wiederhergestellt werden. Dies spielt aber im Normalfall keine Rolle, weil alle Projektkennzahlen immer noch stimmen und auch die Gleitzeit- und Ferienkontrolle der Mitarbeiter auch für frühere Jahre gedruckt werden kann.
Allerdings empfiehlt es sich, vor der Komprimierung eine Kopie der SOKRATES-Installation mit Programm und Datenbank zu erstellen: Diese Kopie wird z.B. "History" benannt. Sie wird geschützt, so dass Mitarbeiter darin nur noch Daten auslesen können, aber nichts ändern dürfen. Mit der History-Installation können alle Details zu früheren Jahren jederzeit nachvollzogen werden. Der Anwender hat also zwei SOKRATES-Icons auf seinem Desktop zur Verfügung:
SOKRATES-Mandanten vor und nach der Komprimierung
- Der aktuelle SOKRATES-Mandant enthält alle aktuellen Projekte. Alte Projekte sind immer noch verfügbar, aber Belastungen sind darin z.T. zusammengefasst.
- Der SOKRATES-History-Mandant hingegen enthält immer noch sämtliche Details der Vergangenheit, kann aber nicht bearbeitet werden.
Die Originaldatenbank wird dann komprimiert per einem zurückliegenden Jahr, z.B. 2 oder 3 Jahre zurück. Dadurch wird innerhalb der Datenbank wieder viel Platz frei. Die Dateien werden mit diesem Schritt aber noch nicht kleiner, sie wachsen nur nicht mehr für längere Zeit. Sollen sie tatsächlich kleiner werden, ist eine "Datenkopie mit Reduktion" erforderlich.
