SOKRATES® Dienstleistungsunternehmen (IT-Unternehmen, Ingenieure, Architekten, Consulting-Unternehmen, Verwaltungen usw.) erbringen Leistungen für ihre Auftraggeber. Um diese Leistungen planen und verwalten zu können, werden Projekte geführt. Jede Leistung, d.h. sowohl eigene oder fremde Arbeitsleistungen als auch Nebenkosten wie z.B. Spesen werden zu diesem Zweck auf Projekte gebucht.
In SOKRATES® sind Projekte sehr weit definiert: So zählen zu Projekten nicht nur Aufträge von Kunden oder anderen Abteilungen, sondern auch interne Projekte, Abwesenheiten (z.B. Ferien) oder interne Kostenstellen (z.B. Ausbildung).
SOKRATES® Timesheet ermöglicht die Erfassung sowohl von Arbeitszeiten (von...bis) als auch von (projektbezogenen) Arbeitsleistungen. Die Eingabemaske kann dabei tagesorientiert, wochenorientiert oder zeitunabhängig sein.
Die Zeiterfassung erfolgt in graphischer Form direkt mit der Maus auf einer Zeitachse:
Um Leistungen zu erfassen, müssen in der Belastungsliste zunächst Projekte eingefügt werden. Dies erfolgt durch Auswahl der geeigneten Projekte in einer der verfügbaren Projektlisten (Drag&Drop).
Nach dem Einfügen der Projekte werden die einzelnen Zeitabschnitte aus der Zeitachse direkt auf das passende Projekt gezogen. Alternativ dazu können die Zeiten selbstverständlich auch von Hand eingegeben werden.
Jede Leistung besteht aus verschiedene Daten:
Eine oder mehrere Zeitperioden: Sie bilden zusammen die "echte" Arbeitszeit.
Mitarbeiter-Arbeitszeit: Die Zeit, die dem Mitarbeiter als Gleitzeit gutgeschrieben wird. Diese kann z.B. bei Überzeitzuschlägen von der echten Arbeitszeit abweichen.
Projekt-Arbeitszeit: Die Zeit, die auf dem Projekt ausgewiesen wird. Diese kann unter Umständen von der echten Arbeitszeit abweichen, wenn sie z.B. gerundet wird.
Tätigkeit: Die Zuweisung einer Tätigkeit ermöglicht die Verwendung von Standard-Textblöcken für die Beschreibung und die Analyse der Tätigkeiten von Mitarbeitern, Abteilungen, Projekten und Prozessen. Je nach Branche kann die Tätigkeit auch für die Tarifberechnung relevant sein.
Funktion: Je nach Branche kann der Mitarbeiter eine seiner Funktionen auswählen, die für die Tarifberechnung verwendet werden kann (z.B. nach SIA).
Prozess & Leistungsart: Kommen nur bei aktiviertem Modul "Qualitätsmanagement" zur Anwendung.
Text intern & extern: Zwei Beschreibungstexte, die für interne Anmerkungen oder für eine Leistungsbeschreibung Platz bieten und z.B. auf Rechnungsbeilagen gedruckt werden können.
Honorar und Aufwand, Tarife: Für jede Belastung werden vollautomatisch interne und externe Tarife berechnet, mit welchen das Honorar und der Eigenaufwand berechnet und gespeichert werden. Diese können auch manuell verändert oder nachträglich korrigiert werden.
Weitere Felder, wie z.B. leistungserbringende und empfangende Kostenstelle, Abteilung, Tarifkategorie usw. werden automatisch bestimmt.
Die meisten Felder werden projektabhängig und mitarbeiterabhängig automatisch gefüllt, können aber verändert werden.
Die Zeit- und Leistungserfassung wurde für einfachste Bedienbarkeit bei maximaler Flexibilität optimiert.
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