Zusammenarbeit im Team
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SOKRATES® Communicator unterstützt die Arbeit im Team auf vielfältige Weise: Durch gemeinsame Datenbestände, Aufgabenverteilung, Dokumentensperrung u.v.m.. Da das System sowohl im LAN als auch über Internet schnell, sicher und zuverlässig verfügbar ist, steht auch der Zusammenarbeit über Niederlassungs- oder Unternehmensgrenzen hinweg nichts im Wege. Hilfsmittel für die Zusammenarbeit:
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- E-Mail-Aufgaben: Sie können ein E-Mail beginnen und es dann als Aufgabe kennzeichnen und einem anderen Mitarbeiter mit einem Termin übergeben. Dieser wird automatisch über seine neue Aufgabe informiert und kann diese übernehmen. Er arbeitet weiter am von Ihnen begonnenen E-Mail, bis es fertiggestellt ist (oder sendet es noch zur Bearbeitung an andere Personen). Sobald die Aufgabe beendet ist, werden Sie vom System informiert. Bis zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Aufgabe sowohl in der Aufgabenliste des verantwortlichen Mitarbeiters als auch in Ihrer eigenen. Während des ganzen Prozesses wird nur an einem Original-E-Mail gearbeitet, es existieren keine Kopien in unterschiedlichen Versionen.
- Anrufweiterleitung: Wenn Sie als VoIP-System Skype® einsetzen, dann können Sie Ihre Firmen-Hauptnummer an eine Skype®-Nummer umleiten: Damit wird Ihre Telefonzentrale virtuell und Sie und Ihre Mitarbeiter können Anrufe an beliebigen Orten weltweit entgegennehmen, beantworten oder weitervermitteln, ohne dass die echte Telephonzentrale besetzt ist.
- Rückruf-Aufgaben: Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen für einen Mitarbeiter, der nicht erreichbar ist, erstellen Sie mit wenigen Mausklicks eine Aufgabe für ihn. Die Aufgabe erscheint auf seinem Bildschirm, und er kann äusserst einfach den Rückruf starten. Sobald er erledigt ist, werden Sie benachrichtigt.
Auf diese Weise können Sie Telefonlisten und Rückrufe auf einfachste und zuverlässige Weise organisieren.
- Dokumenten-Aufgaben: Delegieren Sie die Erstellung von Dokumenten an Ihre Mitarbeiter und verfolgen Sie den Fortschritt. Durch die zentrale Speicherung, die Sperrmechanismen sowie die automatiche Versionserstellung ist gewährleistet, dass nie mehrere unterschiedliche Dokumente entstehen und zusammengeführt werden müssen.
- Vorlagen-Veröffentlichung: Jeder Mitarbeiter (mit genügenden Zugriffsrechten) kann Vorlagen für E-Mails, Kalendereinträge, Dokumente usw. erstellen und veröffentlichen. Derartig verteilte Vorlagen erleichtern allen die Arbeit und gewährleisten ein einheitliches und zuverlässiges Auftreten gegen aussen.
- Wissen über Zusammenhänge: Jeder Mitarbeiter ist dazu aufgerufen, Beziehungen zwischen Kontakten untereinander und zwischen Kontakten und Projekten ins System einzutragen und zu dokumentieren. Dadurch wird das Wissen einzelner im Bezug auf Projekte und Kontakte geteilt mit anderen und ist jederzeit nutzbar.
- Team-Web-Lesezeichen: Erstellen Sie einen Projekt-Teilbaum mit dem Namen "Wissens-Datenbank" und strukturieren Sie ihn nach den für Ihr Unternehmen wichtigen Wissensbereichen. Alle Mitarbeiter können einzelne interessante Webadressen diesen Wissensprojekten zuweisen und dokumentieren. Auf diese Weise entsteht eine Lesezeichensammlung, die nicht auf einen Mitarbeiter und einen Browser beschränkt bleibt. Neben Weblinks werden auch Notizen, PDF-Dateien und vieles mehr dem gemeinsamen Wissens-Pool hinzugefügt.
- Kontakte als User: Für jeden Benutzer (oder für Benutzergruppen) kann definiert werden, welche Projekte sie überhaupt sehen. Das kann auch bedeuten, dass z.B. ein externer Kontakt eingeladen wird, an einem einzigen Projekt mitzuarbeiten und dann nur dieses sieht. Mögliche Anwender sind dadurch nicht nur Mitarbeiter, sondern auch externe Kontakte, Kunden usw.
- Projekt- und Kontakt- Dokumente und -Journale: In jedem Kontakt und jedem Projekt befindet sich ein komplettes Journal aller zugehörigen E-Mails, Dokumente, Anrufprotokolle usw.. Damit können Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) alle diese Informationen abrufen, auch wenn sie sonst keinen Zugriff auf's E-Mail-Postfach Ihrer Mitarbeiter haben.
- Kalender: Kalendereinträge können "mehrdimensional" erfasst werden: Mehrere Kontakte, Benutzer, Projekte und Ressourcen werden dabei nicht nur eingeladen, sondern tatsächlich mit dem Kalendereintrag verknüpft. SOKRATES® Communicator führt für jeden Kontakt und jedes Projekt einen Kalender, was die Abstimmung zwischen einzelnen Mitarbeitern erleichtert. Durch den Zugriff auf den Kalender über das Internet können Teams auch verteilt miteinander optimal arbeiten.
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